Promotor da Reunião

Visakha Orators, India. O Presidente do Clube e Embaixador Agora Koka Prasad, a presidir a uma reunião

O Promotor da Reunião é a pessoa responsável pela adequada preparação do local e – no caso de instalações que não te pertençam – da limpeza e higiene posteriores. Naturalmente, poderá solicitar ou contratar apoio para esta tarefa.

O Promotor da Reunião deve chegar com bastante antecedência face à hora marcada para o início da reunião e deve:

• Preparar o local – mesas, cadeiras, púlpito, a disposição da sala e os cartazes, pósteres e material informativo do Agora.
• Preparar as ferramentas que o Gestor de Tempos irá utilizar para medir e gerir os tempos de intervenção (cronómetro, cartões-semáforo, etc.)
• Garantir a adequada temperatura e circulação de ar na sala (abrir as janelas, etc.).
• Garantir a impressão da ordem de trabalhos e o número suficiente de cópias para todos os participantes.
• Garantir que existem formulários de avaliação e canetas suficientes.
• Se tal for o caso, assegurar que a iluminação, o sistema de som e o equipamento de projeção funcionam adequadamente.
• Se o clube possuir equipamento de vídeo e fotografia, deverás montá-lo e prepará-lo para o efeito. Caso existam projetores ou outro tipo de equipamento audiovisual, deverão ser igualmente ligados e testados previamente.

Por norma, o Promotor da Reunião é também quem abre e encerra a conferência.

A abertura pode ser algo deste género:

"Senhoras e Senhores, sejam bem-vindos ao encontro do Agora Speakers Club sobre As Cidades Silenciosas, o primeiro do Agora Speakers Club sobre Marte. Quero dar a palavra ao nosso Presidente da Reunião de hoje, o senhor Walter Gripp. Peço-vos que o recebam com uma calorosa salva de palmas."

Após a introdução, e durante os aplausos, aguardará no palco pelo Presidente da Reunião, cumprimentá-lo-á e retirar-se-á de seguida. O palco é dele agora.

O discurso de encerramento deverá ser algo do género:

"Obrigado por terem estado presentes na nossa conferência. A reunião fica por aqui, e estão todos convidados para tomar um copo no Bar Marciano, aqui perto."

Alguns grupos gostam de utilizar um martelo para assinalar a abertura e o encerramento dos encontros.

Especificidades das reuniões online

Para reuniões online, o Promotor da Reunião é responsável por tratar de todos os detalhes que garantam que a reunião acontece e que a todos os participantes é assegurado o acesso. Isto inclui:

• Agendar a reunião na plataforma de preferência do grupo e criar e distribuir os links para a próxima reunião.
• Garantir que a reunião online se encontra operacional e pronta pelo menos 10 minutos antes da hora marcada para o seu início.
• Aceitar e dar entrada aos participantes da reunião caso exista uma função de “Sala de espera” ou semelhante.
• Garantir que o Presidente da Reunião tem acesso ao painel de anfitrião e de condução da reunião.
• Resolver, em privado ou em público, qualquer problema técnico ou questão que possa surgir durante a reunião, como (por exemplo) um participante que não saiba como partilhar o seu ecrã.
• Auxiliar os membros que estão com problemas técnicos numa sala de retiro ou numa reunião a sós para os resolver (de notar que o promotor da reunião não tem a obrigação de disponibilizar qualquer suporte técnico ele próprio, mas apenas de disponibilizar um técnico capaz de resolver o problema sem perturbar o painel principal da reunião).
• Se o clube optar por gravar a própria reunião, então – deverá gravar a reunião, guardar a sua gravação e disponibilizá-la de forma permanente (por exemplo, dropbox, um site, youtube, etc.) e partilhar o link respeitando as regras do clube.
• Tomar todas as medidas necessárias para prevenir a disrupção da reunião, como desligar os microfones de todos os presentes que não estejam a tomar a palavra durante uma atividade concreta, retirar-lhes a oportunidade de os ligar por si só, desligar funcionalidades da reunião como o chat, a partilha de ecrãs, os quadros e anotações partilhados e avisar ou retirar da reunião participantes da reunião que se estejam a comportar de forma desordeira.

É de notar que o Promotor da Reunião não é responsável por providenciar toda a infraestrutura necessária para o acima exposto – ele é apenas um utilizador de uma plataforma já existente. Providenciar e configurar a plataforma é uma tarefa partilhada por todos os membros do clube, especialmente os que são mais dados à tecnologia. Por exemplo, se o clube decidir usar o Zoom, então os seus colaboradores devem criar e configurar a conta Zoom e gerir as credenciais de acesso, enquanto que a tarefa do Promotor da Reunião é meramente entrar na plataforma e preparar a reunião.